Automatiser le traitement des interactions et des dossiers administratifs des apprenants pour un organisme de formation certifié et conventionné

Passage d’une nécessité de 13 personnes temps plein à réaliser la gestion de dossiers à 2 personnes, libérant 11 personnes pour traiter les nouvelles demandes et les suivis de prospects à rappeler. Non seulement cela a donc permis de réduire les coûts associés au traitement des dossiers tout en augmentant la qualité et la fiabilité des processus, mais cela à aussi permis d’investir par ailleurs et de saisir de nouvelles opportunités commerciales.

Les données exploitées sont l'ensemble des données administratives, à la fois textuelles et structurées, de chaque apprenant ainsi que les étapes ad-hoc du processus de vérification et de validation de ces données.

La solution développée repose sur la mise en place d'outils et de traitements automatisés reposant sur une approche dite « no code ». Les différentes solutions de capture et de transformation des données administratives des apprenants et leur transfert sont chainés entre elles et intégrées par le déploiement d’API spécifiques. Les analyses sémantiques via la technologie de NLP permettent d’automatiser l’intégralité de la chaîne de traitement des données administratives.

Libération de 11 ETP redéployées sur des tâches à plus haute valeur ajoutée économique. Ce qui permet de focaliser les ressources des acteurs économiques sur le démarchage et le suivi individualisé des clients plutôt que le suivi administratif des dossiers. L’amélioration de la qualité et la facilitation des audits par les autorités réglementaires sont deux effets additionnels de la mise en œuvre de cette automatisation (“positive feedback”)